Classer ses activités en quatre cadrans permet de mieux gérer son temps

Je n’ai pas vu le temps passer », « j’ai l’impression de ne pas avoir fait grand-chose aujourd’hui », « je n’ai rien fait d’utile ce week-end » : ces expressions traduisent le sentiment de la fuite du temps, fréquent en l’absence d’un système efficace pour le gérer. L’Américain Steven Covey, auteur du best-seller et désormais classique The seven habits of highly effective people⁽¹⁾, propose de répartir le temps en quatre “cadrans” (^{voir figure}), selon l’importance ou l’urgence de l’activité. Il différencie ainsi les tâches non importantes et non urgentes (cadran 4), non importantes et urgentes (cadran 3), importantes et non urgentes (cadran 2), importantes et urgentes (cadran 1). Sous sa simplicité apparente, ce dispositif est extrêmement puissant.

Des tâches apparemment “urgentes”, mais au final sans importance

Parmi les activités qui ne sont ni importantes ni urgentes, beaucoup sont simples et parfois plaisantes (échanger les “ragots” du jour, passer des appels téléphoniques sans importance, etc.), mais, au final, font perdre un temps précieux. Elles permettent de meubler le temps en fuyant les responsabilités. Ainsi, vivre dans le cadran 4 revient à suivre la politique de l’autruche. Etablir une liste des “choses à faire” et les répartir entre les quatre catégories montre que celles du cadran 4 devraient être éliminées. Pourtant, en raison de leur facilité et de leur caractère agréable, elles marquent souvent le début de la journée.

Les interruptions (certains appels téléphoniques, courriers électroniques, réunions, etc.) font partie des tâches non importantes, mais urgentes du cadran 3. Les gens efficaces, tels que Steven Covey les définit, évitent de leur consacrer trop de temps. Malheureusement, le praticien peut facilement être “happé” par ces occupations. Comme beaucoup, il est conditionné à répondre aux appels téléphoniques, même s’ils se révèlent sans intérêt. Ainsi, il est rare qu’un moment de répit entre deux consultations ou une pause entre deux interventions chirurgicales, que le vétérinaire pensait mettre à profit pour faire “quelque chose d’utile”, ne soit pas rapidement “consommé” par diverses interruptions qui, au final, se révèlent souvent superflues.

Le cadran 1 réunit les tâches importantes et urgentes : crises (cuisinière en feu), problèmes pressants (bébé en pleurs), dates limites, etc. A la clinique, il s’agit des urgences médicales (torsion d’estomac, accident de la voie publique, etc.). Bien entendu, il est hors de question de les délaisser. En revanche, établir une planification permet d’éviter que les journées soient régies par des éléments trop longtemps négligés qui se transforment en urgences.

Au final, seules les activités du cadran 2⁽²⁾ ont vraiment une importance profonde et durable. Le challenge est alors de résister aux tentations et aux interruptions pour s’y consacrer. Anticiper les difficultés et les crises afin de les éviter permet aussi de mieux se concentrer sur ce qui compte vraiment. Un chef d’entreprise, aussi petite soit-elle, doit donc accorder du temps à la réflexion et à la stratégie : comment structurer la prochaine campagne de lutte contre l’obésité ? Comment rénover la salle d’attente ? Est-il nécessaire de développer l’activité de dentisterie ?

Il n’est d’ailleurs pas nécessaire d’être à la tête d’une structure pour mettre ces concepts en œuvre. Un assistant, une auxiliaire, une réceptionniste, une mère au foyer, etc., doivent aussi passer un maximum de temps dans le cadran 2. Se former, prendre soin de soi, se reposer, faire du sport, sont autant d’activités importantes qui sont fréquemment négligées. Elles ne semblent pas urgentes et passent donc régulièrement “aux oubliettes”.

Celui qui applique ces principes pourra un jour se dire : « Enfin un week-end incroyablement productif ! »

• (1) Les sept habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent, Steven Covey, 2005, Editions Générales First.

• (2) Le concept du cadran 2 sera détaillé dans un prochain numéro.