Les frais de déplacement ouvrent-ils droit à déduction ? - La Semaine Vétérinaire n° 1302 du 15/02/2008
La Semaine Vétérinaire n° 1302 du 15/02/2008

Frais de transport, de déplacement et voiture de fonction

Gestion

QUESTIONS/RÉPONSES

Auteur(s) : Sophie Czuwak

Le trajet aller-retour du domicile au lieu du travail et les allées et venues liées à l’exercice professionnel peuvent faire l’objet de déductions fiscales.

Les frais de déplacement se rapportent à certaines sommes déboursées par un salarié, propriétaire de son véhicule et dont l’utilisation peut avoir un lien avec son travail. Les frais de transport ne concernent que le trajet du domicile au lieu de travail et inversement. En outre, une voiture de fonction peut être mise à sa disposition pour ses déplacements professionnels et/ou un usage privé.

1 QU’ENGLOBENT LES FRAIS DE TRANSPORT ?

Lorsque le salarié utilise son véhicule pour se rendre à son travail, il peut, sous certaines conditions, bénéficier de déductions fiscales. Celle qui se rapporte aux frais de transport peut être totale, à condition de justifier de la nécessité d’un déplacement en voiture. La déduction est possible si le salarié a opté pour les frais réels ou forfaitaires. Elle s’applique alors si la distance entre son domicile et son lieu de travail ne dépasse pas 40 km, soit 80 km aller-retour par jour.

2 COMMENT JUSTIFIER SES FRAIS DE TRANSPORT ?

Les documents que le salarié doit fournir à l’administration fiscale portent sur la nécessité d’utiliser un véhicule pour effectuer les trajets entre le lieu de travail et le domicile, le calcul du nombre de kilomètres séparant ces deux endroits, la propriété du véhicule ou encore la fréquence des déplacements. Ces indications figurent dans les différentes factures afférentes au véhicule (achat de l’automobile ou de la moto, réparation et entretien, carte grise, etc.).

Au-delà des 40 km intégralement déductibles, le salarié peut, sous certaines conditions, bénéficier d’une déduction supplémentaire de ses frais de transport. Outre les documents cités plus haut, l’utilisateur du véhicule devra en l’occurrence établir que des circonstances particulières justifient son éloignement comme l’exercice d’une activité professionnelle par le conjoint, la scolarisation des enfants, un nouvel emploi sans situation financière suffisante pour déménager et se rapprocher ou encore l’exercice de fonctions électives qui rend également impossible un déménagement.

3 QUEL EST LE MONTANT DÉDUIT ?

Les déductions portent soit sur l’ensemble des dépenses effectivement réalisées pour les déplacements (carburant, réparations, primes d’assurance), soit sur le barème kilométrique fourni par l’administration fiscale (voir tableau). Si le salarié n’a pas opté pour les frais réels, le montant de l’évaluation forfaitaire s’élève à 10 %.

4 COMMENT DÉDUIRE SES FRAIS DE DÉPLACEMENT ?

Le salarié qui utilise son véhicule pour les besoins de son activité professionnelle peut choisir d’évaluer ses frais de manière réelle ou forfaitaire. L’évaluation forfaitaire est calculée à partir des barèmes des indemnités kilométriques fournis par l’administration fiscale et applicables aux voitures ou aux motos. Ces barèmes sont établis à partir de considérations tenant à la puissance du véhicule, à son usure (dépréciation), aux dépenses liées aux réparations, à l’entretien et au renouvellement des pneumatiques, aux primes d’assurance et à la consommation de carburant.

Pour avoir recours au barème kilométrique, le salarié doit d’abord utiliser le véhicule dont lui ou son conjoint est propriétaire pour effectuer des déplacements nécessaires à son activité. Si l’utilisateur du véhicule exerce à titre libéral, il peut aussi bénéficier de ce barème, à condition qu’il ait renoncé à déduire le montant réel de ses frais professionnels de voiture pour l’année.

5 QU’EST-CE QU’UNE VOITURE DE FONCTION ?

Un employeur peut mettre un véhicule à la disposition d’un salarié tant pour son usage professionnel que personnel. Cette dernière utilisation constitue un avantage en nature qui, imposable, doit être déclaré avec les revenus. L’employeur peut cependant choisir de déduire les avantages en nature selon les dépenses réelles ou de façon forfaitaire. Les dépenses réelles portent sur l’amortissement du véhicule (à hauteur de 20 % si celui-ci a moins de cinq ans et de 10 % s’il a plus de cinq ans), le montant des primes d’assurance, ainsi que les frais d’entretien. Elles peuvent aussi se rapporter à un véhicule loué. Dans ce cas, elles couvrent le coût annuel de la location, ainsi que les primes d’assurance et les frais d’entretien. Quant au montant de l’avantage en nature, il est calculé de la façon suivante : montant total des dépenses prises en compte pour le calcul des dépenses réelles x kilométrage à titre privé / kilométrage total. Parfois, l’employeur prend en charge le montant des dépenses de carburant qui s’ajoutent alors à la fraction des kilométrages.

Le forfait annuel, quant à lui, nécessite d’abord de distinguer si l’employeur prend ou non en charge les frais de carburant. Dans le premier cas, le forfait correspond à 9 % du coût d’achat du véhicule de moins de cinq ans et 6 % de ce coût lorsque le véhicule a plus de cinq ans. Dans le second cas, pour un véhicule de moins de cinq ans, soit les frais de carburant sont ajoutés au montant précédemment obtenu, soit l’évaluation du forfait correspond à 12 % du coût d’achat du véhicule. Pour les véhicules de plus de cinq ans, il est possible soit d’ajouter aux 6 % du coût d’achat les frais de carburant, soit le montant du forfait est établi sur 9 % de ce coût d’achat.

Questions fréquentes

• Dans quelle mesure la situation maritale du salarié peut-elle être prise en compte ? Pour ses déplacements, le salarié peut utiliser le véhicule dont il est propriétaire ou dont est propriétaire son conjoint. Il peut aussi y avoir copropriété sur le véhicule avec un partenaire avec lequel il est lié par un Pacs. Pour les frais relatifs au trajet domicile/travail, un salarié en situation de concubinage stable et durable peut aussi invoquer une raison familiale pour justifier des distances parcourues.

• Quelles dépenses ne sont pas couvertes par le barème des indemnités kilométriques ? Certaines dépenses non couvertes par le barème peuvent néanmoins être déduites, sous certaines conditions. Il s’agit des frais de garage et de stationnement (à l’exclusion du garage de l’habitation principale), des frais de péage d’autoroute, des intérêts des emprunts contractés pour l’achat du véhicule et retenus au prorata de son utilisation à des fins professionnelles.

S. C.
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