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Droit du travail
Gestion
QUESTIONS/RÉPONSES
Auteur(s) : Sophie Czuwak
Outre les changements dans les cotisations sociales, les feuilles de paie doivent aussi prendre en compte le nouveau dispositif sur les heures supplémentaires.
Chaque mois, le versement d’un salaire à un employé doit s’accompagner de la remise d’un bulletin de paie sur place, c’est-à-dire sur le lieu de travail. Cela constitue une obligation pour l’employeur, dont le non-respect est sanctionné pénalement par une amende, sauf, bien entendu, lors d’impossibilité, par exemple quand le salarié est absent (pour congé notamment).
Si le bulletin de paie doit comporter un nombre relativement important de mentions et que d’autres peuvent y figurer à titre facultatif, certaines ne doivent jamais apparaître. Ainsi, il est toujours interdit d’y inscrire des informations relatives à l’exercice du droit de grève. Si le salarié a fait grève au cours du mois, il suffit de signaler des « absences non rémunérées ». Par ailleurs, si le destinataire de la fiche de paye exerce un mandat de représentation des salariés dans l’entreprise, les heures utilisées pour cette activité sont en principe incluses dans la durée du travail. Il ne faut donc jamais mentionner cette activité.
Du côté des mentions obligatoires, il s’agit d’abord de faire apparaître les données relatives à l’employeur : nom et adresse, numéro d’immatriculation, code APE (activité principale de l’entreprise), avec la nouvelle nomenclature applicable au 1er janvier 2008. Doivent également figurer sur le bulletin les références de l’organisme de recouvrement des cotisations sociales (Urssaf) et les matricules de l’entreprise s’y rapportant. Il faut ensuite indiquer des informations relatives au salarié, notamment son nom, la qualification de l’emploi occupé et le rattachement de cette activité à la classification établie par la convention collective qui lui est applicable. Le bulletin doit d’ailleurs faire mention de l’existence de cette convention.
Les montants bruts et nets sont, bien entendu, à indiquer. Sont aussi obligatoires les informations concernant la période et le nombre d’heures sur lesquelles porte la rémunération, puis celles qui intéressent directement la durée réelle du travail effectué par le salarié, c’est-à-dire le nombre d’heures supplémentaires, ainsi que le nombre d’heures majorées et les taux de rémunération applicables.
Par ailleurs, en cas de rémunération forfaitaire, il convient de le préciser en indiquant la nature et le volume du forfait. De même, si le salarié effectue des vacations, par exemple, le mode de rémunération et la nature de la base de calcul de son salaire doivent apparaître dans le bulletin de paie. En outre, si un accord a été conclu sur les 35 heures, l’employeur doit mentionner le montant du complément différentiel de salaire.
L’ensemble des charges retenues sur le salaire brut doivent figurer dans le bulletin, ainsi que l’indication du prélèvement pour la CSG et la CRDS. Les plafonds mensuels de la Sécurité sociale passent de 2 682 à 2 773 € pour la tranche A, de 10 728 à 11 092 € pour la tranche B et de 21 456 à 22 184 € pour la tranche C. Les plafonds annuels s’élèvent, quant à eux, à 33 276 € pour la tranche A, à 133 104 € pour la tranche B et à 266 208 € pour la tranche C. Les taux appliqués aux différentes cotisations à l’Urssaf, aux Assedic, et les montants des cotisations aux retraites complémentaires sont inchangés.
En outre, les différentes taxes et participations subsistent en tant que telles, avec des taux variables selon les plafonds. Par exemple, pour les entreprises de vingt salariés au moins, le taux de participation à la formation continue est de 1,60 %, à la charge de l’employeur. Il passe à 1,05 % lorsque l’entreprise emploie entre dix et dix-neuf salariés et à 0,55 % pour les entreprises qui en comptent moins de dix.
Il s’agit d’informations qui n’ont pas d’effet direct sur le salaire, mais qui peuvent être fournies à titre indicatif. Il s’agit en premier lieu du montant des cotisations patronales. L’employeur peut décider de les indiquer via la fiche de paye ou de les lui communiquer annuellement, dans un document spécifique.
Les renseignements relatifs aux congés annuels peuvent également figurer sur la fiche de paie. Toutefois, si des congés payés ont été pris pendant la période pour laquelle elle est établie, cela fait l’objet d’une mention obligatoire.
Enfin, l’employeur peut décider d’indiquer la date d’entrée ou de sortie du salarié dans l’entreprise.
• Pendant combien d’années faut-il conserver les bulletins de paie ? La conservation de ces documents est illimitée. Cette information doit d’ailleurs apparaître distinctement sur les fiches de paie. En revanche, l’employeur a la possibilité de ne les conserver que cinq ans. Cette conservation peut avoir lieu par voie électronique, à condition que le support utilisé offre de réelles garanties de sécurité et que les documents, en cas de contrôle, soient aussi accessibles que des bulletins “papier”.
• Quand l’activité d’un salarié n’est encadrée par aucune convention collective, des mentions particulières doivent-elles figurer dans la fiche de paie ? L’indication de l’existence d’une convention collective permet au salarié de savoir si des aménagements à certaines règles du Code du travail ont été négociés puis acceptés. A défaut de convention collective, le Code du travail s’applique. Pour faciliter les démarches de recherche d’information du salarié, le bulletin de paie doit alors indiquer les textes de référence du Code relatifs à la durée du travail, aux congés payés, ainsi qu’aux délais de préavis en cas de démission ou de licenciement.
• Faut-il indiquer les primes dans la fiche de paie ? Le montant des primes doit évidemment apparaître dans le bulletin de paie, de même que les informations relatives aux accessoires s’ils sont soumis à cotisation. Les primes constituent en effet un complément de salaire et doivent donc être indiquées en même temps que celui-ci.
S. C.• Simplifier la fiche de paie. La simplification du bulletin de paie s’effectue par un regroupement de certaines mentions. Il est possible de ne présenter que six items : Sécurité sociale et Caisse nationale de solidarité pour l’autonomie, assurance chômage (dont AGS), retraite complémentaire obligatoire, prévoyance, CSG et CRDS, autres charges patronales.
• Heures supplémentaires. La nouvelle loi sur les heures supplémentaires, qui requiert un décompte précis de celles effectuées par chaque salarié, a nécessairement des effets sur la fiche de paie, dans la mesure où celle-ci doit faire apparaître les heures supplémentaires et le taux de majoration de salaire s’y rapportant (selon le nombre d’heures supplémentaires effectuées). Le fichier récapitulatif, que doit tenir scrupuleusement l’employeur, sert de base au report des heures supplémentaires dans la fiche de paie.
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