La structure d’une réunion de travail doit s’adapter aux profils des interlocuteurs - La Semaine Vétérinaire n° 1288 du 26/10/2007
La Semaine Vétérinaire n° 1288 du 26/10/2007

Faire passer des messages

Gestion

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Auteur(s) : Gil Wittke

Aymeric, depuis le début, je ne comprends pas où tu veux en venir.

— Et moi, j’aimerais savoir comment tu vas t’y prendre. Il faudra tout chambouler.

— Quant à moi, je trouve le projet intéressant : c’est juste que je ne vois pas où tu comptes mettre les étagères pour les aliments des chats diabétiques.

— Merci, Stéphane.

 Mais qu’allons-nous faire une fois que tu auras ta salle d’attente ? Tu nous proposes juste de changer sans évoluer. Tu as sans doute lu quelque part un article avec une étude psychologique, tu as pris l’idée, mais tu n’y mets aucune perspective.

Quelle cacophonie ! Pourtant, Aymeric a appliqué les critères d’une bonne présentation : un timing, un planning, une idée et moins de vingt-cinq mots par diapositive, des couleurs harmonisées, des phrases “choc”, un peu d’humour régulièrement et il a bien calculé une diapositive toutes les trois ou quatre minutes… En outre, tout le monde était d’accord, lors de la dernière réunion, pour rénover la salle d’attente. Que s’est-il donc passé ?

Que c’est compliqué de se faire comprendre par tous ! Nous aimerions bien connaître le profil psychologique des différents interlocuteurs pour faire passer nos messages. Mais la personnalité de chacun est complexe et il faut donc se contenter de quelques pistes, néanmoins assez pertinentes. C’est l’enjeu d’un outil fort utile pour construire la logique d’une réunion de travail (dont la forme de la présentation est bien décrite à la fin de la scène). D. Kolb a décliné les préférences cérébrales de Ned Hermann (les fameux cerveaux gauche et droit, cortical et limbique) pour décrire les profils de personnes en apprentissage et construire ensuite des présentations et des formations motivantes pour chacun.

Différents profils, clairement identifiés, s’expriment pendant une réunion

• Les uns ont besoin de connaître la finalité de ce qui leur est exposé. Ils recherchent le sens de la réunion et du thème traité dès le début (« où tu veux en venir ») et forment ainsi le groupe des « pourquoi ? ».

• D’autres font partie du groupe des « quoi ? ». Ils aiment les cours magistraux et s’intéressent aux contenus et aux caractéristiques décrits en détail. C’est ici le cas d’Aymeric et de Stéphane (« je trouve le projet intéressant »), qui semblent prêts à débattre par le menu de la future salle d’attente (« les étagères pour les aliments des chats diabétiques »).

• Le troisième groupe est celui des « comment ? ». Ils ont besoin de connaître la procédure, l’enchaînement et la logique des événements (« comment tu comptes t’y prendre ? »), étape après étape, puis d’expérimenter.

• En fin de réunion arrivent ceux qui fonctionnent sur le mode « qu’est-ce qui se passe ? » et qui attendent la finalité globale du projet (« qu’allons-nous faire une fois que… »), l’après-projet, les développements du concept, l’inscription dans une perspective à terme, etc.

Ces comportements ont des conséquences sur la construction d’une réunion. Tout d’abord, elle doit être organisée dans l’ordre de ces profils. Ainsi, une diapositive sur les enjeux (« pourquoi sommes-nous là, à quoi ce projet va-t-il servir ? ») est indispensable au début. C’est aussi le rôle des classiques dessins humoristiques et des petites phrases de philosophes. Sans cela, les « pourquoi ? » sont immédiatement frustrés et l’orateur doit redouter les interventions intempestives de recherche de sens ou, à l’inverse, leur “fuite” de la réunion, puis les réveils cinglants (« c’est quoi, cette usine à gaz ? »). Ensuite, grâce au plan, les « quoi ? » (le contenu) et les « comment ? » (l’enchaînement) commencent à être comblés. Il convient de noter à quel point les personnes « pourquoi ? » sont vite agacées par les présentations magistrales faites par des orateurs « quoi ? », qui fourmillent de détails techniques. Pour ceux qui appartiennent aux « comment ? », une ou deux sessions de mise en pratique (« pour la rénovation, nous allons procéder ainsi… ») ou la présentation d’exemples précis montrant la logique de fonctionnement, sont motivantes. Enfin, la conclusion ne doit pas oublier d’offrir des perspectives (« cette nouvelle salle d’attente permettra de… ») pour satisfaire les personnes du groupe « et si… ? ».

En outre, la deuxième application de ce modèle est d’inciter à rester attentif tout au long de la réunion aux caractéristiques des remarques et des questions (de sens, de contenu, de logique, de perspective) pour savoir comment élaborer une réponse adaptée. Les articles de cette série suivent ainsi une certaine logique de construction…

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