Le logiciel de gestion de cabinet est un auxiliaire précieux de l’activité de la clinique - La Semaine Vétérinaire n° 1280 du 31/08/2007
La Semaine Vétérinaire n° 1280 du 31/08/2007

Informatique

Gestion

S’ÉQUIPER

Auteur(s) : François-Henri Médard

L’offre des logiciels de gestion couvre les besoins de n’importe quelle structure. Devant la multitude d’outils proposés, la qualité de l’assistance et l’ergonomie peuvent faire la différence au moment de l’achat.

1 UNE PLÉTHORE DE FONCTIONS PROPOSÉES

La plupart des logiciels de gestion de cabinet peuvent se prévaloir d’une quinzaine d’années d’expérience. Les fonctions proposées par nombre d’entre eux se sont enrichies et couvrent en général l’ensemble des besoins d’un cabinet vétérinaire. La gestion informatisée des cas cliniques comprend notamment l’examen clinique, les examens complémentaires (la connexion directe avec les appareils d’analyse est particulièrement appréciable), la prescription, l’impression de Cerfa et la tenue des passeports. Le logiciel de gestion de cabinet vétérinaire est également un auxiliaire précieux de l’organisation proprement dite : gestion simultanée de la salle d’attente et des clients par plusieurs confrères, gardes et emploi du temps du personnel. En matière de suivi du stock, nombre de logiciels assurent la gestion multicentrales de commandes automatiques (paramétrage de stocks d’alerte) et manuelles. Comptabilité et fiscalité ne sont pas en reste, avec entre autres des rapports d’activité, les relances automatiques, les rapprochements bancaires, l’acquittement des factures et la gestion des salaires et des déclarations fiscales (il convient cependant de s’assurer que le logiciel est en phase avec la législation en vigueur).

Outre la connexion classique entre ordinateurs d’un même cabinet, la constitution de réseaux étendus permet maintenant, par l’intermédiaire de l’Internet, une gestion multisites ou une utilisation à distance affranchissant le cabinet des contraintes géographiques.

2 MAÎTRISER LA TECHNIQUE AU LIEU DE LA SUBIR

Les meilleurs outils ne servent à rien sans un environnement logiciel et matériel adapté. Même si le matériel le plus basique couvre en général largement les besoins de chaque logiciel de gestion de cabinet, une quantité correcte de mémoire vive garantit un fonctionnement fluide. En réseau, le serveur centralisant toutes les informations constitue le poste le plus gourmand. Il mérite une configuration plus puissante.

En ce qui concerne l’environnement logiciel, la version du système d’exploitation est un point critique. Tous les logiciels ne sont pas certifiés compatibles avec Windows Vista, et le bon fonctionnement est parfois constaté empiriquement. La présentation et les fonctions basiques (impressions, sauvegardes) sont en général compatibles, mais une configuration en réseau ou la présence d’une connectique plus évoluée (PDA, lecteur de code à barres et connexion avec des analyseurs) invitent à la plus grande prudence.

Sur PC, à moins que le logiciel ne soit explicitement certifié “Windows Vista”, il convient donc pour l’instant de continuer à utiliser Windows XP pour une stabilité garantie. Les données du logiciel de gestion de cabinet étant primordiales pour l’activité, la sauvegarde est l’un des facteurs principaux à maîtriser. Plus elle sera compliquée, longue et rébarbative, moins elle a de chances d’être correctement effectuée et plus faible sera sa fréquence. Il convient donc d’instaurer des sauvegardes quotidiennes automatisées, si possible effectuées par le logiciel de gestion de cabinet. Au minimum une fois par semaine, il est préférable que celle-ci soit enregistrée sur un support situé à l’extérieur de la clinique (cédérom, clé USB, ou plus simplement l’Internet). Toute sauvegarde automatisée doit s’accompagner de l’envoi automatique d’un fichier de rapport confirmant le bon déroulement de l’opération. En outre, en cas de migration d’un logiciel vers un autre, il importe de savoir que les données ne sont jamais enregistrées dans un format universel. Le passage d’un logiciel à l’autre pose la question de la compatibilité des formats d’export et d’import des données entre les deux applications concernées.

3 FORMATION ET ASSISTANCE PARACHÈVENT LA MAÎTRISE DU LOGICIEL

Plusieurs niveaux d’assistance permettent une meilleure maîtrise du logiciel. Lorsqu’il est utilisé sans formation préalable, il est en général sous-exploité. Une aide contextuelle (qui dépend de l’endroit à partir duquel elle est appelée) permet de filtrer et de n’afficher que les informations pertinentes. Des bases d’exemples prérenseignées peuvent constituer une aide précieuse, d’une part parce qu’elles fournissent une vue d’ensemble des possibilités du logiciel, d’autre part parce qu’elles permettent à l’utilisateur de s’exercer sur des données déjà prêtes à l’emploi. Certains éditeurs vont jusqu’à organiser des formations sur place. La qualité de l’assistance à distance mérite d’être estimée avant l’acquisition d’un logiciel. Le télédépannage par contrôle de bureau à distance, par exemple, assure une assistance immédiate et rapide.

4 CHOISIR SON LOGICIEL

Le prix des logiciels peut se résumer en quelques paramètres simples : montant de la version monoposte, coût de l’ajout d’un poste ou de plusieurs postes, tarif des mises à jour, et notamment de la maintenance annuelle. Cependant, des packs personnalisés, des modules additionnels, une formation peuvent également en moduler le prix, tout comme des conditions commerciales avantageuses à l’achat (congrès, première installation, première année gratuite).

La présence d’un serveur dédié pour le fonctionnement en réseau peut représenter un coût supplémentaire à prendre en compte. Le logiciel le plus cher n’est pas nécessairement le meilleur ni le plus adapté, notamment s’il contient quantité de fonctions inutilisées. Indépendamment des fonctions proposées, l’ergonomie est un facteur déterminant de la productivité du logiciel. Une interface claire et intuitive, l’accès à une même information par de multiples voies (clic de souris, menu contextuel, barre de menus, raccourcis clavier), le fonctionnement en multifenêtres pour l’affichage simultané des informations peuvent représenter un gain de temps non négligeable.

Seul l’essai du logiciel en conditions réelles permet d’évaluer son adéquation par rapport aux besoins. Certains logiciels sont disponibles en version d’essai téléchargeable ou envoyée sur demande. A défaut de version d’évaluation, le site Internet de l’éditeur peut apporter nombre d’informations utiles, et notamment un ensemble de copies d’écran simulant l’utilisation du logiciel, voire des vidéos de présentation des manipulations de base.

VOIR AUSSI

• « Quel logiciel de gestion de cabinet utilisez-vous ? », sondage paru dans La Semaine Vétérinaire n° 1263, du 31/3/2007, en page 10.

• « Contribution à l’informatisation du fichier client d’une clinique vétérinaire », thèse d’Alexandre Hudry (Lyon 2006). Cette thèse propose entre autres une description, un comparatif et une notation détaillés des principaux logiciels de gestion de cabinet, sur la base de critères pondérés. Téléchargeable sur http://www.vet-lyon.fr

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