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Mise à disposition d’un véhicule
Gestion
QUESTIONS/RÉPONSES
Auteur(s) : Sophie Czuwak
Une voiture de fonction est considérée comme un avantage en nature si le véhicule est mis à la disposition du vétérinaire salarié de manière permanente.
Dans les cas où le salarié vétérinaire est amené à se déplacer, l’employeur peut prendre en charge financièrement ce déplacement de deux façons. Soit le salarié utilise son propre véhicule et la clinique lui rembourse les frais de déplacement au titre des frais professionnels, soit l’employeur met à sa disposition une voiture de fonction, considérée comme un avantage en nature et dont le principe est qu’un tel avantage doit être pris en compte à son coût réel.
Le salarié vétérinaire qui utilise son propre véhicule peut opter pour le remboursement des frais de déplacement évalués de manière réelle ou forfaitaire. L’administration fiscale publie chaque année des barèmes qui servent à évaluer le montant des frais de déplacement remboursables. Ceux-ci prennent en considération, pour l’utilisation d’une voiture, la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d’entretien, les dépenses de pneumatiques, la consommation de carburant ainsi que les primes d’assurance.
Il faut que le véhicule soit mis à disposition du salarié vétérinaire de manière permanente pour considérer qu’il y a avantage en nature. Cela n’empêche toutefois pas l’employeur, dans ce cas, d’exiger que le salarié restitue la voiture pendant ses congés. A l’inverse, il n’y a pas avantage en nature lorsque l’utilisation du véhicule est strictement limitée à l’usage professionnel. De même, quand le véhicule est équipé de manière à pouvoir être considéré comme un véhicule utilitaire, il n’y a pas avantage en nature.
Normalement, l’évaluation de l’avantage en nature sur la base de la dépense réelle concerne les salariés dont la rémunération excède le plafond annuel de la Sécurité sociale, mais en pratique, même dans ces catégories de situation, l’évaluation s’effectue sur une base forfaitaire. L’évaluation à son coût réel implique de calculer, pour une année, les coûts constitués par l’achat ou la location du véhicule, le montant des primes d’assurance, d’entretien et de carburant. Lorsque le salarié vétérinaire doit restituer la voiture pendant ses congés ou ses jours de repos, l’avantage est évalué au prorata de cette mise à disposition.
Cette évaluation dépend du mode d’acquisition du véhicule : l’achat ou la location. Dans le cas de l’achat d’une voiture d’occasion de moins de cinq ans, l’avantage en nature est égal à 9 % du coût d’achat du véhicule ou à 12 % si l’employeur paie également le carburant (forfait carburant). Si la voiture est plus vieille, ce taux est abaissé à 6 % ou 9 % en cas de prise en charge du carburant. Dans les deux cas, il est possible d’ajouter au forfait hors carburant les dépenses réelles de carburant correspondant à l’usage personnel du salarié vétérinaire. Si la voiture est louée, le forfait hors carburant s’élève à 30 % du montant annuel de la location, de l’assurance et de l’entretien. Le taux s’élève à 40 % dans le choix du forfait carburant ou, aux 30 %, l’employeur ajoute les dépenses réelles correspondant à l’usage personnel du véhicule par le vétérinaire. Il existe cependant un plafond de l’avantage en nature.
Avantage en nature et carburant. Il peut être pratique de mettre à la disposition du salarié vétérinaire une carte de paiement afin qu’il puisse payer directement les frais de carburant. Une telle carte est alors mise au nom du cabinet ou de la clinique.
Prêter sa voiture de fonction à son conjoint. Dans une affaire où un conjoint, au volant de la voiture de fonction de son époux, avait causé un accident, la Cour de cassation a considéré que la société avait autorisé tacitement la conduite du véhicule de fonction par le conjoint et, dès lors, l’assurance a pris en charge l’accident. Dans cette affaire toutefois, la police d’assurance ne mentionnait pas que le conjoint ne pouvait utiliser le véhicule et la convention entre la société et le salarié ne stipulait pas davantage une telle restriction.
• Les salariés vétérinaires peuvent-ils déduire les frais de transport entre leur domicile et la clinique ? Oui, si cette distance est inférieure à 40 km. A charge pour le salarié d’apporter les justificatifs nécessaires à la déduction de ses frais de transport. Oui également si la distance est supérieure à 40 km, mais alors dans la limite de 40 km et à condition qu’un tel éloignement tienne à des circonstances particulières, comme l’exercice de l’activité professionnelle du conjoint, l’état de santé d’un membre de la famille, la scolarisation des enfants ou encore l’exercice d’une fonction élective qui implique d’avoir une résidence dans la collectivité locale.
• La location d’un garage pour abriter un véhicule personnel peut-elle être prise en compte au titre du remboursement des frais de déplacement ? En plus du barème que propose l’administration fiscale, le remboursement des frais de déplacement peut également inclure les frais de garage. Pour qu’il soit procédé au remboursement, il faut toutefois que le salarié présente les justificatifs nécessaires (quittance, bail). Il ne se fera que dans la limite de la part correspondant à un usage professionnel.
• Comment peut-on réduire l’utilisation d’une voiture de fonction tout en permettant de considérer qu’il s’agit encore d’un avantage en nature ? Lorsque les restrictions à l’usage d’une voiture de fonction sont telles qu’il est alors possible de considérer que le véhicule est strictement réservé à l’usage professionnel, la mise à disposition d’un véhicule ne devrait alors pas constituer un avantage en nature. Néanmoins, l’administration fiscale a une conception assez large de la notion de voiture de fonction puisqu’elle considère assez facilement que la mise à disposition d’un véhicule constitue un avantage en nature. Ainsi, l’utilisation du véhicule pour les trajets entre le domicile du vétérinaire et son lieu de travail habituel (la clinique) permet à l’administration fiscale d’estimer qu’il dispose d’une voiture de fonction, avantage en nature. Il n’y a cependant plus d’avantage en nature lorsque le salarié doit restituer la voiture de fonction les jours où il ne travaille pas (pendant les jours de repos, le week-end ou les congés) ou encore s’il dispose en permanence de la voiture de fonction, mais ne peut l’utiliser pendant ses périodes de repos. Dans ces cas, l’administration fiscale considère que l’usage du véhicule est limité à l’exercice strictement professionnel.
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