Comment réaliser le calcul des frais professionnels ? - La Semaine Vétérinaire n° 1231 du 24/06/2006
La Semaine Vétérinaire n° 1231 du 24/06/2006

Exercice en clinique

Gestion

QUESTIONS/RÉPONSES

Auteur(s) : Sophie Czuwack

Dans le cadre d’une activité salariée, les dépenses de nourriture, de transport, de vêtement, etc., entraînées par le travail peuvent faire l’objet d’un remboursement.

1 LES FRAIS PROFESSIONNELS.

Ce sont des charges inhérentes à l’exercice d’une activité, que le professionnel supporte au titre de l’accomplissement de son travail. Elles sont indemnisées selon deux options. Soit le professionnel est remboursé des dépenses réellement engagées, soit l’indemnisation prend la forme d’allocations forfaitaires ne dépassant pas un montant fixé par arrêté. La nature des frais détermine leur modalité de remboursement. Celui-ci n’a pas le caractère d’un salaire : il restitue au salarié une somme qu’il a engagée à l’occasion de l’exercice de son travail, contrairement aux avantages en nature qui correspondent à un mode de rémunération. S’agissant des avantages représentés par la fourniture d’un repas ou d’un logement, l’employeur peut opter pour une évaluation au forfait ou au coût réel.

2 LES FRAIS DE NOURRITURE.

Lorsque l’activité l’oblige à prendre un repas en dehors de son domicile, des frais supplémentaires de nourritures sont supportés par le salarié. Ceux-ci lui sont alors remboursés au titre des frais de nourriture. Si l’employé dispose de justificatifs, il peut déduire le montant réel des sommes engagées à concurrence d’une somme de 4,10 €. En l’absence de justificatifs, il est possible de déduire les repas, à condition de démontrer que leur prise hors du domicile est obligatoire, notamment lorsque la durée de la pause méridienne ou la distance entre les lieux de travail et de domicile ne permet pas de rejoindre ce dernier pour déjeuner et qu’aucune possibilité de restauration collective n’existe sur le lieu de travail. Dans ce cas, les dépenses de frais de nourriture sont évaluées à 4,10 € par repas. Par ailleurs, des indemnités de repas remboursent les frais de nourriture engagés par le salarié en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail. Elles sont limitées à 15 € par repas.

3 LES FRAIS DE TRANSPORT.

Lorsque la distance entre le domicile et le lieu de travail n’excède pas 40 kilomètres aller, le montant des frais réels de transport peut être déduit, à condition d’en justifier. Lorsque cette distance est supérieure, la déduction est admise dans les mêmes conditions pour les 40 premiers kilomètres. Pour bénéficier de la déduction au-delà de cette distance, le salarié doit pouvoir justifier de l’éloignement entre son domicile et son lieu de travail par des circonstances particulières liées notamment à l’emploi. Sont ainsi prises en compte les difficultés à trouver une nouvelle activité à proximité du domicile pour un salarié licencié, la précarité ou la mobilité de l’emploi exercé, une mutation géographique professionnelle ou encore l’exercice d’une activité professionnelle par le conjoint, l’état de santé du salarié et des membres de sa famille, la scolarisation des enfants, l’exercice de fonctions électives au sein d’une collectivité locale, exceptionnellement le prix d’un logement à proximité du lieu de travail s’il est hors de proportion avec les revenus du salarié.

Par ailleurs, un salarié qui serait contraint, pour les besoins d’un nouvel emploi ou d’une nouvelle affectation géographique dans l’emploi qu’il occupe, de changer de résidence, engagerait des frais. Ceux occasionnés pour le transport des personnes et du mobilier sont alors considérés comme des frais de déménagement, remboursables. Cela n’inclut pas les dépenses liées à la réinstallation du foyer (achat d’appareils électroménagers, de meubles, etc.).

4 LES FRAIS DE DÉPLACEMENT.

L’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles donne droit à un remboursement sous forme de déductions d’indemnités kilométriques. L’administration fiscale publie d’ailleurs chaque année les barèmes à utiliser (voir tableau).

5 LES FRAIS DIVERS.

Peuvent aussi être pris en compte, au titre des frais professionnels : les dépenses liées à l’achat de vêtements spéciaux et utiles à l’exercice de la profession (blouses, chaussures adaptées, etc.), les cotisations syndicales, ainsi que le paiement des primes d’assurance en responsabilité professionnelle, les frais de documentation professionnelle, ceux de stage de formation professionnelle supportés par le salarié au cours de l’activité, les dépenses afférentes aux locaux professionnels, les achats de matériel, d’outillage, de mobilier de bureau lorsque l’employeur ne met pas de tels moyens à la disposition du salarié ou encore les dépenses d’acquisition de matériel informatique et de logiciels.

CONSEILS PRATIQUES

Calcul des frais kilométriques. La déduction des frais kilométriques concerne les déplacements en automobile, vélomoteur, scooter ou encore moto appartenant au salarié lui-même, à son conjoint ou, pour partie, à son partenaire (cas de l’acquisition en copropriété d’un véhicule par des partenaires liés par un pacte civil de solidarité). Le barème kilométrique prend en considération la dépréciation du véhicule, les frais d’achat de casques et de protections, les dépenses de réparation et d’entretien, de pneumatiques, la consommation de carburant, ainsi que les primes d’assurance. En revanche, sont exclus les frais de garage (essentiellement constitués par le stationnement), ceux de péage d’autoroute, ainsi que les intérêts annuels afférents à l’achat à crédit du véhicule, retenu au prorata de son utilisation professionnelle. L’employé doit donc déduire les frais exposés de la part correspondant à l’usage privé.

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