Trouver le temps d’en gagner permet de diminuer le stress de toute l’équipe - La Semaine Vétérinaire n° 1211 du 28/01/2006
La Semaine Vétérinaire n° 1211 du 28/01/2006

Organisation du travail

Gestion

DIRIGER

Auteur(s) : Fabienne Dethioux

Cela exige une organisation rigoureuse, mais conduit à une amélioration du fonctionnement de la clinique.

Nombreux sont les confrères et consœurs qui rêvent de pouvoir planifier leur journée et, une fois celle-ci terminée, de rentrer chez eux avec la satisfaction d’avoir accompli correctement tout ce qu’ils avaient prévu. Dans la “vraie vie”, surtout celle d’une clinique vétérinaire, cette situation est rare. Les praticiens peuvent à tout moment être confrontés à une urgence, une opération qui ne peut pas attendre (le bon vieux pyomètre du vendredi soir !), une consultation qui s’éternise, etc. Les choses ne sont pas plus aisées pour ceux qui réalisent des visites à domicile et se trouvent régulièrement retardés par des travaux de voirie, quand ils ne sont pas bloqués derrière le camion de ramassage des ordures… Il est donc particulièrement difficile de gérer son temps et chacun réagit à sa manière. Certains essaient de tout faire en même temps, alors que d’autres ne savent pas par où commencer, se laissent distraire par des tâches mineures plutôt que de se concentrer sur ce qui est important, s’obligent à travailler tard pour tout “boucler” ou ont pris le parti d’être systématiquement en retard pour leurs rendez-vous. A terme, de telles attitudes sont nuisibles pour tous. Elles génèrent en effet du stress chez l’équipe soignante, mais également chez les clients et les animaux, ainsi que chez les amis et la famille, car le stress ne disparaît pas une fois la porte de la clinique refermée.

Prendre le temps de s’organiser en planifiant les tâches importantes et subalternes

Il est donc impératif de prendre le temps… de prendre du temps. Chacun doit parvenir à “se poser” pour réfléchir à l’organisation à mettre en place afin d’améliorer le fonctionnement de la structure. Pour cela, six astuces peuvent être mises en œuvre.

• Apprendre à sélectionner. Le vétérinaire dresse une liste de tout (et vraiment tout) ce qu’il fait avant de déterminer, pour chaque tâche, si elle est de son ressort ou s’il peut la confier à une tierce personne.

• Se méfier des ennemis du temps. Il s’agit de toutes les activités qui “grignotent” une bonne partie de la journée alors qu’elles sont censées aller vite, comme les appels téléphoniques donnés ou reçus qui, au lieu d’être brefs, débouchent sur une conversation d’une demi-heure. Garder une horloge près du téléphone et essayer de déterminer des plages horaires pour être joint ou appeler fait partie des solutions possibles.

• Raccourcir la liste des “choses à faire.” Beaucoup ont l’expérience de telles listes qui ont tendance à devenir de plus en plus longues. Résultat : impossible d’en venir à bout. Il arrive même parfois de passer plus de temps à les réorganiser qu’à faire ce qui y est écrit ! Mieux vaut dresser une liste réaliste, donc plus courte, des travaux à effectuer dans la journée. Une fois le dernier point réalisé, le moral remonte.

• Définir les priorités. Il revient à chacun de déterminer les tâches les plus importantes de sa liste. Il est donc inutile de la diluer avec une multitude de petites choses qui empêchent d’accomplir l’essentiel.

• Programmer les tâches qui se répètent. Que leur fréquence soit quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, les planifier évite de les oublier.

• Analyser les tâches. Avant de se charger d’une nouvelle tâche, il convient de se poser quatre questions : ce travail est-il nécessaire ? Dois-je m’en charger ou puis-je le déléguer ? Quelle est son importance ? Est-ce urgent ?

Certes, gérer son temps demande des efforts et un sens aigu de l’organisation, mais il s’agit d’un exercice vital au bien-être de chacun.

  • Source : Maggie Shilcock : « How to “make time” », Veterinary Nursing Journal, janvier 2005, pp. 32-33.

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