Combien de temps faut-il garder les documents ? - La Semaine Vétérinaire n° 1203 du 26/11/2005
La Semaine Vétérinaire n° 1203 du 26/11/2005

Justificatifs et délais légaux de conservation des archives

Gestion

QUESTIONS/RÉPONSES

Auteur(s) : Sophie Czuwak

Connaître les délais de conservation des documents permet de se prémunir face à d’éventuelles actions en justice ou au contraire d’étayer des réclamations.

1 L’EMPLOYEUR.

La qualité d’employeur oblige à conserver un certain nombre de documents destinés aux différentes caisses de Sécurité sociale. Ainsi, tous les justificatifs de paiement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales doivent être gardés pendant cinq ans. En revanche, le délai n’est que de trois ans pour ceux qui ont servi aux calculs des cotisations sociales et de deux ans pour les avis de paiement des allocations d’assurance maladie et de versement du capital décès.

Il est en outre préférable de ne jamais jeter les documents relatifs à l’accident du travail d’un salarié.

2 LES IMPÔTS.

Pour les professionnels qui exercent en libéral et les salariés assujettis à l’impôt sur le revenu, les déclarations de revenus (avec les justificatifs des réductions et déductions qui y sont liées), ainsi que les avis d’imposition se conservent jusqu’à la fin de la troisième année qui suit celle au titre de laquelle l’imposition est due. Ainsi, les déclarations pour 2005 sont à conserver jusqu’au 31 décembre 2008.

Ce délai correspond à la période pendant laquelle le Trésor public a la possibilité de mettre en œuvre son droit de reprise (redressement fiscal).

3 LE PROFESSIONNEL.

Le salarié doit conserver ses bulletins de salaire jusqu’à la liquidation de sa retraite. Ce délai est indépendant des actions en paiement de salaires impayés contre l’employeur, qui doivent être exercées à échéance de cinq ans (prescription quinquennale). Il est par ailleurs conseillé de ne pas se séparer avant trente ans (délai de principe des actions devant les juridictions civiles) des contrats et certificats de travail, lettres de licenciement, avis d’arrêt de travail en cas de maladie ou d’accident et reçus pour solde de tout compte.

4 LE LOGEMENT.

Les documents relatifs à la location d’un local (quittance de loyer, constat de l’état des lieux, factures concernant des travaux d’amélioration) sont à conserver cinq ans. Pendant l’exécution du bail, il faut être en possession d’un contrat d’assurance, de l’acte de cautionnement, ainsi que des lettres échangées avec le bailleur. En outre, les factures d’EDF et GDF sont à garder cinq ans et celles de téléphone pendant un an. Le propriétaire doit détenir l’acte de propriété jusqu’à la revente (et éventuellement pendant dix ans), le règlement et les comptes de copropriété, la correspondance avec le syndic, les procès-verbaux des assemblées générales. Il faut conserver pendant dix ans (garantie décennale) les documents relatifs aux travaux (commande, contrat et réception du chantier, factures des entrepreneurs et architectes) et pendant trente ans les factures de réparations réalisées par un artisan inscrit au registre des métiers.

5 LES DOCUMENTS DE BANQUE.

Les bordereaux de versement ou d’ordre de virement sont à détenir jusqu’à ce que les opérations soient portées sur le compte, ou pendant une période de dix ans (délai de contestation des opérations de banque). Les relevés de compte et talons de chèque peuvent être jetés au bout de trente ans, ou dix ans dans le cas de comptes postaux. En revanche, les chèques ne sont valables qu’un an et il est préférable de les présenter en paiement dans les huit jours de leur émission.

6 L’ASSURANCE.

Un délai de deux ans suffit pour les quittances de cotisation ou la copie d’une lettre de résiliation d’un contrat d’assurance. En revanche, il est préférable de toujours garder ses polices personnelles ou professionnelles, ainsi que toutes les correspondances et documents relatifs à leur mise en jeu. S’agissant de l’assurance de biens, il n’est pas nécessaire de conserver les documents quand elle ne joue plus.

7 LA GESTION DU CABINET ET DES CAS PARTICULIERS.

Les factures d’achat et de vente sont à conserver dix ans, les documents comptables et les résultats d’exercice cinq seulement. L’exemplaire du certificat définitif qui atteste, lors d’une morsure ou d’une griffure, que l’animal domestique ou sauvage ne présente aucun symptôme évocateur de la rage est à conserver une année par le vétérinaire.

Celui-ci doit aussi garder « au moins trois ans au-delà de l’année civile en cours » l’un des volets du document de préidentification par radiofréquence des chiens (Cerfa 50-4447), chats et furets (Cerfa 50-4448), selon l’article 12 de l’arrêté du 2 juillet 2001.

Trois questions récurrentes

• Le support papier est-il le seul mode de conservation des documents ?

Depuis une loi du 13 mars 2000, il est admis que l’écrit sous forme électronique a la même force probante que celui rapporté sur support papier, « sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ». Tout dépend donc de la fiabilité du système informatique utilisé, qui doit nécessiter le recours à un « prestataire de service de certification ».

• A quoi correspondent les délais ?

En général, les délais de conservation des documents correspondent aux échéances auxquelles une action en justice peut être engagée (prescription biennale contre les actes vétérinaires) ou au droit d’agir dont dispose une administration (les caisses de Sécurité sociale ont deux ans à compter du paiement pour demander le remboursement de sommes indûment versées). Il n’y a donc pas d’obligation de conservation à vie puisque toutes les actions sont enfermées dans des délais.

• Que se passe-t-il en cas de perte des documents ?

La conservation des documents permet de se ménager une preuve en cas de litige ou de contestation. Dans certains cas, leur perte peut être compensée par des éléments qui vaudront commencement de preuve. Par exemple, si l’un des volets d’identification d’un chat est égaré par le vétérinaire, celui conservé par le propriétaire peut l’aider à prouver qu’il a procédé au tatouage de l’animal.

Dans d’autres cas, la perte du document vaut absence de preuve et le professionnel en subit les conséquences…

S. C.

CONSEIL PRATIQUES

Fiches clients. La conservation du “dossier médical” d’un animal ne fait l’objet d’aucune réglementation particulière. Toutefois, le Code de déontologie précise que le vétérinaire assure la continuité des soins des animaux qui lui sont confiés. La fiche client, qui recense tous les actes pratiqués sur l’animal (visites, opérations et médicaments) au cours de sa vie, doit être gardée pendant deux ans après sa mort (délai de prescription d’une action en responsabilité civile, selon l’arrêt de la Cour de cassation du 7 mars 2000).

Passeport pour chats et chiens. Le vétérinaire qui délivre des passeports pour les animaux de compagnie doit tenir un registre à cet effet. Les données relatives à l’animal, au propriétaire, le numéro, la date de délivrance sont autant d’informations qui figurent sur le document et doivent être conservées pendant quinze ans par le praticien.

Traçabilité de la délivrance de certains médicaments vétérinaires. Lorsqu’un vétérinaire prescrit des médicaments contenant des substances visées à l’article L. 5144-1 du Code de la santé publique (œstrogènes, produits susceptibles de demeurer à l’état de résidus toxiques ou dangereux dans les denrées alimentaires d’origine animale, produits dont les effets sont susceptibles d’être à l’origine d’une contravention à la législation sur les fraudes et produits susceptibles d’entraver le contrôle sanitaire des denrées provenant des animaux auxquels ils ont été administrés), ainsi que des médicaments vétérinaires qui contiennent des substances vénéneuses, il doit conserver un exemplaire de cette prescription. Le professionnel qui délivre ces médicaments doit l’indiquer sur le registre prévu à cet effet et qui doit être conservé pendant dix ans. Le praticien est dispensé de cette transcription s’il établit ses ordonnances sur des feuillets provenant de carnets à souches numérotés comportant des duplicata conservés également pendant dix ans.

Document unique. Il est recommandé de conserver tous les éléments d’information qui ont permis d’établir le document unique de déclaration des risques et, a fortiori, tous les documents concernant la sécurité sur les lieux de travail, les notices relatives aux matériels utilisés, les données afférentes aux employés (organisation du travail, déclarations aux caisses de Sécurité sociale, etc.) et tous les travaux d’analyses des risques : leur recensement, leur évaluation et les dispositifs de prévention. Ils doivent être gardés pour la durée d’application du document unique et au-delà si un délai supérieur de conservation a été mentionné.

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