Semaine Vétérinaire_Supplément Mensuel n° 1618 du 01/02/2015

Fiche pratique

Jean-Pierre Kieffer

Disposer d’un fichier clients est légal. Les données récoltées et leur stockage doivent cependant respecter des dispositions visant au respect de la vie privée.

La loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés prévoit que « les traitements automatisés de données à caractère personnel font l’objet d’une déclaration auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés1 ». Les dispositions de cette loi sont importantes à connaître pour la gestion des fichiers dans l’exercice vétérinaire et la vie quotidienne.

FICHIER CLIENTS

Tous les fichiers qui contiennent des données à caractère personnel, c’est-à-dire qui permettent d’identifier directement ou non des clients, doivent faire l’objet d’une déclaration préalable à leur constitution auprès de la Cnil.

Dispense de déclaration. Certaines dispenses sont admises, en particulier si le traitement des données a pour seule finalité la constitution et l’exploitation d’un fichier d’adresses à des fins d’information ou de communication externe se rapportant à l’activité professionnelle, à l’exclusion de toute sollicitation commerciale. Le traitement des données ne paraissant pas, dans ce cas, susceptible de porter atteinte à la vie privée des personnes, la Cnil estime qu’il y a lieu de dispenser le fichier de toute formalité déclarative préalable.

Contenu du fichier. Toutes les données relatives à une personne ne peuvent pas être récoltées. La loi a posé des limites en ce sens, afin de garantir la protection et le respect de la vie privée. Les données qui peuvent être collectées concernent l’identité (nom, prénom, adresse, date de naissance, téléphone, e-mail) et les moyens de paiement. Mais il n’est pas possible de rassembler et d’enregistrer les informations sur les origines raciales, les opinions politiques, religieuses ou philosophiques, les appartenances syndicales, la santé ou la vie sexuelle. La collecte de tels renseignements est pénalement sanctionnée. La Cnil est également susceptible de prononcer des sanctions administratives d’ordre pécuniaire.

SITE INTERNET ET E-COMMERCE

Mentions légales. Une entreprise qui dispose d’un site Internet doit faire une déclaration à la Cnil pour indiquer qu’elle gère un fichier de clients et de prospects. Le site doit mentionner les informations légales de déclaration.

Le contenu d’un site vétérinaire doit respecter les obligations déontologiques et celles relatives à la publicité du médicament vétérinaire définies dans le Code de la santé publique. Si le site héberge une section où les clients peuvent retrouver des informations personnelles concernant leur animal (dossier médical), celle-ci ne doit être accessible qu’avec un mot de passe personnel (respect du secret professionnel).

Prospection par courrier électronique. La prospection par courrier électronique doit répondre au principe de base de l’accord du destinataire d’être démarché, sollicité au moment de la collecte de son adresse électronique. Cette règle ne s’applique pas si la personne prospectée est déjà cliente de l’entreprise, et si la prospection concerne des produits ou des services analogues à ceux déjà fournis. Ce client doit cependant être en mesure de s’opposer à cette utilisation de manière simple et gratuite. La Cnil recommande que le consentement préalable ou le droit d’opposition soit recueilli par le biais d’une case à cocher.

INFORMATION DES CLIENTS

Toute personne a le droit de savoir si elle est fichée et dans quels fichiers elle est recensée. Ce droit de regard sur ses propres données personnelles vise aussi bien la collecte des informations que leur utilisation. L’exploitant de données personnelles doit respecter certaines obligations, et notamment celles de recueillir l’accord des clients, et de les informer de leur droit d’accès, de modification et de suppression des informations collectées. Il doit veiller à la sécurité des systèmes d’information, assurer la confidentialité des données et indiquer une durée de conservation de celles-ci.

PROCÉDURE DE DÉCLARATION

La déclaration peut se faire en ligne ou par courrier adressé à la Cnil. Pour les fichiers de gestion de clients, de prospects et de sites de vente en ligne de biens ou de services, la démarche peut s’effectuer par télédéclaration simplifiée, selon la norme 48.

  • 1 Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil) – 8, rue Vivienne – 75083 Paris Cedex 02 – Tél. : 01 53 73 22 22 – www.cnil.fr

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