Semaine Vétérinaire n° 1535 du 12/04/2013
 

Entreprise

Françoise Sigot

Quelques règles de gestion financière sont à connaître pour réduire le risque d’impayés et ne pas affaiblir la trésorerie de son cabinet.

Négligents ou de mauvaise foi, à l’heure de régler les factures, de plus en plus de clients se font tirer l’oreille. Courir après les règlements demande beaucoup de temps et d’énergie, mieux vaut donc prévenir les impayés. Difficile d’évaluer avec précision l’ampleur du phénomène chez les vétérinaires. Une seule certitude : avec les difficultés économiques actuelles, les incidents de paiement se multiplient. Les praticiens équins et les ruraux étaient jusque-là les principales victimes des clients peu enclins à régler rapidement leurs notes. Mais désormais, leurs confrères canins doivent aussi composer avec ces cas. C’est pourquoi, comme dans nombre d’actes de gestion, l’anticipation et l’organisation sont des atouts de premier ordre pour ne pas mettre l’activité de la clinique ou du cabinet en péril, faute de parvenir à se faire payer rubis sur l’ongle ! Quelques actions sont donc utiles pour pallier ces risques et garder la trésorerie nécessaire à l’exploitation courante de la structure, en évitant d’engager des procédures.

SE RENSEIGNER SUR LE CLIENT

La mission est quasi impossible avec des particuliers, elle n’est pas forcément plus facile avec des donneurs d’ordres issus du monde agricole. Toutefois, de plus en plus d’exploitations agricoles et d’éleveurs sont organisés en société. Voilà donc un bon moyen de connaître leur degré de solvabilité. « Connaître la situation financière d’un client permet au moins d’exiger un paiement comptant », souligne Emmanuel Delaubert, expert-comptable au sein du cabinet Lecœur, Leduc & associés. Pour cela, il suffit de consulter les comptes de la société auprès du greffe du tribunal de commerce ou via les sites spécialisés sur Internet.

ÉNONCER CLAIREMENT LES RÈGLES

Impossible de relancer un client à qui le praticien n’aura pas précisément expliqué que les délais de paiement sont régis de telle ou telle façon. Éviter des impayés passe d’abord par la fixation de ces délais de règlement.

De même, il est important de préciser à ses clients que, si ce délai est dépassé, la procédure de recouvrement se mettra automatiquement en place.

ORGANISER LES RELANCES

« Un client qui est relancé quelques jours après la date d’expiration du délai de paiement peut comprendre, et faire des efforts pour régler sa facture. En revanche, attendre des mois avant de réclamer son argent permet rarement de parvenir à ses fins. Plus on attend, plus il est compliqué de récupérer son dû », constate l’expert-comptable. C’est pourquoi la gestion des impayés demande un suivi quotidien. Et qui dit suivi journalier, dit organisation en conséquence.

« Nous avons toujours déploré des impayés, mais ils n’augmentent pas davantage, car nous nous en préoccupons de plus en plus », témoigne Thierry Grisard, praticien associé à la clinique équine de Neyron dans l’Ain. Cette structure a en effet choisi la délégation de la gestion des impayés à une secrétaire, qui y consacre presque la totalité de son temps.

En Vendée, une clinique réunissant trois associés a opté pour une organisation différente. L’un d’entre eux est certes plus spécialement chargé des relances et du suivi des encaissements. Toutefois, chaque vétérinaire se charge de négocier avec ses clients. « La règle est d’agir selon nos compétences. Donc si l’un de nous ne souhaite pas relancer un client, il laisse faire quelqu’un d’autre. Souvent, le vétérinaire non soignant endosse le rôle du médiateur, les choses sont donc plus simples et cette organisation ne met pas en difficulté le vétérinaire praticien », explique cet associé.

NÉGOCIER LE RÈGLEMENT

« Tout impayé génère des frais financiers pour la clinique, il est alors préférable de négocier avec la clientèle et de reporter un encaissement », fait valoir le vétérinaire vendéen. De plus en plus, cette négociation intervient en amont des actes. « Nous réalisons des devis et nous demandons des chèques d’acompte pour toutes les hospitalisations. Désormais, avant de nous déplacer pour une urgence, nous informons les clients du coût de notre déplacement et de la consultation associée », indique Thierry Grisard. De quoi éviter les mauvaises surprises et trouver éventuellement une organisation de paiement susceptible de satisfaire les deux parties. « Chacun peut comprendre les difficultés de l’autre, c’est pourquoi les impayés ne doivent pas être un sujet tabou. Il ne faut pas avoir peur de dire les choses et, dans la majorité des cas, des solutions émergent facilement », constate Emmanuel Delaubert.

METTRE EN PLACE DES PROCÉDURES

« La gestion des impayés s’apprend et s’applique avec des procédures claires et précises », souligne l’expert-comptable. Ces procédures doivent donc être fixées au préalable par la clinique. Elles prévoient les formes de la relance (téléphone, courrier, etc.), les délais (à partir de x jours après l’échéance, tous les x jours passés l’échéance, etc.) et les personnes en charge de les mener à bien. Surtout, tou­tes ces opérations doivent être écrites afin de disposer d’un suivi consultable par tous. Il devient indispensable lorsqu’une autre personne doit prendre le relais.

Parfois, en dépit d’une organisation bien rodée, seules les métho­des coercitives portent leurs fruits. « Un simple courrier d’huissier est souvent assez efficace », concède Emmanuel Delaubert. De nombreuses sociétés spécialistes du recouvrement de créances peuvent également être sollicitées. Mais leurs services sont évidemment payants : il faut compter en moyenne de 5 à 20 % du montant des créances récupérées.

Si malgré ces actions, les impayés s’accumulent, le dernier recours reste la justice. Il s’agit, dans ce cas de figure, de se rapprocher du tribunal où est domicilié le défendeur pour formuler une demande d’injonction de payer. Là encore, une procédure juridique engendre des frais, notamment ceux relatifs aux services d’un avocat, quasi indispensables pour parvenir à ses fins. Autant dire que le montant des créances à recouvrir doit être suffisamment important pour ne pas perdre de l’argent au final. Face à de telles situations, il est bon d’analyser ses contrats d’assurances. Certains prévoient en effet une assistance juridique qui peut prendre en charge les frais de procédure en cas de conflit, et notamment d’impayés. De quoi adoucir la note !

QUELQUES PARADES FACE AUX MAUVAIS PAYEURS

Le prélèvement automatique

« Bien entendu, si le compte du client n’est pas approvisionné, le prélèvement sera rejeté. Mais si l’on prend soin de bien organiser en amont les délais de paiement, autrement dit de faire parvenir les factures par exemple le 30 du mois et de planifier le prélèvement au 10 du mois suivant, c’est un moyen efficace », assure Emmanuel Delaubert.

Le devis et la transparence

« Un devis est systématiquement établi dans notre cabinet, pour toute hospitalisation et, de plus en plus, pour les actes courants. Cela permet d’aborder de façon plus sereine la question du paiement et, si nécessaire, de trouver des solutions avec le client. Par ailleurs, nos tarifs sont affichés dans la salle d’attente. Mais nous les rappelons toujours aux propriétaires d’animaux avant de réaliser les actes », explique un vétérinaire canin installé en banlieue lyonnaise, qui estime avoir divisé par deux les impayés en « surinformant » ainsi ses clients sur les prix pratiqués.

L’anticipation sur le moyen de paiement

« Mieux vaut demander à un client de passage de régler par carte bleue que par chèque », conseille encore l’expert-comptable. Par ailleurs, sous l’effet du stress, nombre de clients venus “en urgence” oublient chez eux leur moyen de paiement. Désormais, beaucoup de vétérinaires évaluent le montant de la consultation dès l’arrivée dans la clinique et leur demandent quel sera leur mode de règlement. Les propriétaires “étourdis” ont ainsi le temps de retourner chercher de quoi payer la facture…

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